Privacybeleid

Beleid gegevensbescherming VVPRV

Doel

Doel van dit beleid is er voor te zorgen dat de gegevens die de Vereniging voor Veteranen en Postactieven van het Regiment Verbindingstroepen (VVPRV) bij houdt van haar leden op een veilige manier worden gebruikt en daarmee de privacy van haar leden wordt gewaarborgd zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016).
In het Huishoudelijke Reglement en op de website zal een verwijzing naar dit beleid worden opgenomen.

Wie houdt persoonsgegevens bij en hoe

Binnen de VVPRV worden de gegevens van de leden bijgehouden door de ledenadministrateur, die deel uit maakt van het bestuur van de VVPRV.
De gegevens worden bijgehouden op een computer van de ledenadministratie en worden niet online gezet. Wanneer de computer waarop gegevens van leden staan wordt verbonden met het internet, dient deze computer te zijn voorzien van een goede beveiliging, waaronder een bijgewerkt besturingssysteem en bijgewerkte virusscanner. De database met het ledenbestand zelf (in MS Access) is ook nog extra beveiligd met een wachtwoord.

Welke gegevens houden we bij en waarom

Naam en voorletters – Weten wie lid is
Adres – Correspondentie naar de leden
Postcode – Correspondentie naar de leden 
Woonplaats – Correspondentie naar de leden 
Land – Correspondentie naar de leden 
Datum start lidmaatschap – Correspondentie naar de leden 
E-mail – Digitale correspondentie naar de leden
Telefoonnummer – Voor individueel contact met de leden
Registratienummer –
Werknemer ID –
IBAN – Voor het kunnen incasseren van de contributie
Toestemming incasso – Voor het kunnen incasseren van de contributie
Geslacht – Juiste aanspreektitel kunnen gebruiken
(laatst beklede) Rang – Juiste aanspreektitel kunnen gebruiken
Datum uit dienst –
Per uitzending – Om mensen gericht per uitzending te kunnen benaderen voor reünies e.d.

  • Naam missie
  • Rotatie
  • Van (maand/jaar)
  • Tot (maand/jaar)
  • Land
  • Plaats

Een lid kan altijd inzage krijgen in de gegevens die over hem worden bijgehouden en kan deze laten wijzigen indien ze niet correct blijken te zijn.
Indien het lidmaatschap wordt beëindigd, zullen de gegevens van het betreffende lid uit de ledenadministratie worden verwijderd, mits aan alle lopende verplichtingen is voldaan.

Waar komen de gegevens vandaan

Primair komen de gegevens bij het nieuwe lid zelf vandaan wanneer hij zich op geeft. Nieuwe leden wordt op het inschrijfformulier expliciet toestemming gevraagd om de verstrekte gegevens bij te mogen houden voor de omschreven doelen.
Wijzigingen in rang en datum uit dienst komen of van het lid zelf of uit de defensieorganisatie.

Welke gegevens delen we met wie en waarom en hoe borgen we de privacy daarvan

Binnen het bestuur worden de gegevens gedeeld met de penningmeester ten behoeve van het incasseren van de contributie. De computer van de penningmeester moet daardoor aan dezelfde eisen voldoen als die van de ledenadministratie (zie hierboven). Incidenteel wordt een adres gedeeld met andere bestuursleden voor bijvoorbeeld het sturen van een kaartje of bloemetje bij ziekte of geboortes, enz.

Buiten het bestuur worden alleen NAW gegevens gedeeld met het Veteranenplatform.

Wat doen we met foto’s en andere beeld- en geluidsdragers

Tijdens evenementen van de vereniging kunnen personen op beeld- en/of geluidsdragers worden vastgelegd. De opnamen kunnen voor de verschillende VVPRV media, zoals website, Intercom en social media, worden toegepast zonder voorafgaande expliciete toestemming van de geportretteerde. Indien iemand op voorhand bezwaar heeft tegen het publiceren van opnames waar hij of zij op voor kan komen, dan kan dit kenbaar worden gemaakt bij het bestuur.